Какие документы должны быть при работе с самозанятым

В современном динамичном мире бизнеса 🌍 сотрудничество с самозанятыми становится все более популярным. Этот вид взаимодействия предоставляет компаниям гибкость и экономическую выгоду, а самозанятым — свободу и независимость. Однако, как и в любых деловых отношениях, важно грамотно оформить документацию, чтобы избежать потенциальных проблем и недоразумений. Давайте разберемся, какие документы необходимы при работе с самозанятыми, чтобы обеспечить прозрачность и законность сотрудничества.

Работа с самозанятыми регулируется Федеральным законом от 27.11.2018 N 422-ФЗ "О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход». Самозанятые — это физические лица, зарегистрированные в качестве плательщиков налога на профессиональный доход (НПД), которые самостоятельно оказывают услуги или продают товары.

Основным документом, подтверждающим факт оплаты услуг или покупки товаров у самозанятого, является чек. Этот электронный документ формируется в приложении «Мой налог» и содержит всю необходимую информацию о сделке: наименование услуги или товара, сумма, дата, ИНН самозанятого и заказчика.

Однако, помимо чека, для более прозрачного и надежного взаимодействия, рекомендуется использовать и другие документы:

• Договор гражданско-правового характера (ГПХ): Этот документ фиксирует условия сотрудничества, права и обязанности сторон, сроки выполнения работ или оказания услуг, стоимость и порядок оплаты. Договор ГПХ является основой для взаимоотношений и помогает избежать разногласий в будущем. ✍️
• Акт выполненных работ (оказанных услуг): Этот документ подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг в соответствии с условиями договора. Акт подписывается обеими сторонами и служит основанием для оплаты. ✅
• Счет на оплату: Хотя счет на оплату не является обязательным документом, он может быть полезен для удобства бухгалтерского учета и упрощения процесса оплаты. 🧾

Разберем каждый документ подробнее:

1. Договор ГПХ: Основа сотрудничества 🤝
2. Акт выполненных работ (оказанных услуг): Подтверждение результата 🥇
3. Счет на оплату: Удобство для бухгалтерии 🧮
4. Чек: Главный документ самозанятого 🧾
5. Важные советы и выводы 💡

Договор ГПХ: Основа сотрудничества 🤝

Договор ГПХ с самозанятым должен содержать следующие ключевые элементы:

• Предмет договора: Четкое описание оказываемых услуг или выполняемых работ.
• Срок действия договора: Период, в течение которого будет осуществляться сотрудничество.
• Стоимость услуг/работ: Цена, которую заказчик обязуется выплатить самозанятому.
• Порядок оплаты: Условия и сроки оплаты, например, предоплата, поэтапная оплата или оплата по факту выполнения работ.
• Права и обязанности сторон: Детальное описание обязанностей и ответственности как самозанятого, так и заказчика.
• Ответственность за неисполнение обязательств: Условия ответственности за нарушение условий договора.
• Реквизиты сторон: Полные данные самозанятого (ФИО, ИНН, адрес) и заказчика (наименование организации, ИНН, адрес).

Важно! В договоре необходимо указать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД) и освобождает заказчика от обязанности уплачивать НДФЛ и страховые взносы.

Акт выполненных работ (оказанных услуг): Подтверждение результата 🥇

Акт выполненных работ (оказанных услуг) фиксирует факт выполнения работ или оказания услуг в полном объеме и в соответствии с условиями договора. Этот документ подписывается обеими сторонами и является основанием для оплаты.

В акте указывается:

• Наименование работ/услуг: Детальное описание выполненных работ или оказанных услуг.
• Стоимость работ/услуг: Общая сумма, подлежащая оплате.
• Дата выполнения работ/оказания услуг: Дата завершения работ или оказания услуг.
• Реквизиты сторон: Данные самозанятого и заказчика.

Счет на оплату: Удобство для бухгалтерии 🧮

Счет на оплату — это документ, который выставляется самозанятым заказчику и содержит информацию о стоимости услуг/работ и реквизитах для оплаты. Хотя счет не является обязательным, он упрощает процесс оплаты и позволяет заказчику отслеживать свои расходы.

В счете указывается:

• Наименование услуг/работ: Описание предоставляемых услуг или выполняемых работ.
• Количество: Количество единиц услуг/работ.
• Цена за единицу: Стоимость одной единицы услуги/работы.
• Общая сумма: Сумма к оплате.
• Реквизиты самозанятого: ИНН, банковские реквизиты.

Чек: Главный документ самозанятого 🧾

Чек — это основной документ, подтверждающий факт оплаты услуг/работ самозанятому. Он формируется в приложении «Мой налог» и отправляется заказчику в электронном виде.

В чеке обязательно указывается:

• Наименование услуги/товара: Описание оказанной услуги или проданного товара.
• Сумма: Стоимость услуги/товара.
• Дата и время: Дата и время совершения операции.
• ИНН самозанятого: Идентификационный номер налогоплательщика самозанятого.
• ИНН заказчика (при наличии): Идентификационный номер налогоплательщика заказчика.

Проверка чека:

При получении чека от самозанятого важно внимательно проверить все данные, чтобы убедиться в его подлинности и правильности. Обратите внимание на:

• Соответствие данных договора: Наименование услуги/товара и сумма должны соответствовать условиям договора.
• ИНН самозанятого: Убедитесь, что ИНН в чеке совпадает с ИНН, указанным в договоре.
• Дата и время: Дата и время операции должны соответствовать фактической дате оплаты.

Важные советы и выводы 💡

• Всегда заключайте договор ГПХ: Это защитит ваши интересы и поможет избежать недоразумений.
• Тщательно проверяйте чеки: Убедитесь в правильности данных и соответствии условиям договора.
• Ведите учет документов: Храните все документы, связанные с работой с самозанятыми, для возможных проверок.
• Используйте электронный документооборот: Это упростит процесс обмена документами и обеспечит их сохранность.

Заключение:

Сотрудничество с самозанятыми — это выгодный и удобный способ ведения бизнеса. Однако, чтобы избежать проблем, важно грамотно оформить документацию. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете обеспечить прозрачность и законность вашего взаимодействия с самозанятыми.

FAQ:

• Обязательно ли заключать договор с самозанятым?
• Договор не является обязательным по закону, но настоятельно рекомендуется для защиты интересов обеих сторон.
• Что делать, если самозанятый не выдал чек?
• Обратитесь к самозанятому с просьбой выдать чек. Если он отказывается, вы можете сообщить об этом в налоговую инспекцию.
• Можно ли работать с самозанятым без договора и акта?
• Технически можно, но это несет риски для обеих сторон.
• Какие риски существуют при работе с самозанятыми без договора?
• Риск переквалификации отношений в трудовые, недопонимание условий сотрудничества, сложности с доказательством факта выполнения работ/оказания услуг.
• Где найти образец договора с самозанятым?
• В интернете доступно множество образцов договоров с самозанятыми. Вы можете адаптировать их под свои нужды или обратиться к юристу для разработки индивидуального договора.