Как обмениваться документами с Вайлдберриз

Сотрудничество с Wildberries — это отличная возможность для развития вашего бизнеса. Однако, как и в любом другом деле, здесь есть свои нюансы. Одним из ключевых моментов является грамотный документооборот. В этой статье мы подробно разберем, как наладить эффективный обмен документами с Wildberries и избежать распространенных ошибок. 🕵️‍♀️

1. Выбор модели сотрудничества: договор или уведомление о выкупе 🤝
2. Подключение к электронному документообороту (ЭДО) 💻
3. Обмен документами с Wildberries: пошаговая инструкция 📑
4. Дополнительные возможности ЭДО 🔌
5. Возврат товара на Wildberries ↩️
6. Формирование УПД для Wildberries 📄
7. Передача УПД Wildberries через «Честный знак» ☑️
8. Необходимые документы для работы с Wildberries 📑
9. Работа с карточками товара на Wildberries 🛍️
10. Копирование карточек товаров
11. Раздел «Документы» в личном кабинете Wildberries 📁
12. Получение закрывающих документов от Wildberries 🔒
13. Советы по работе с документами Wildberries 💡
14. Выводы 🏁

Выбор модели сотрудничества: договор или уведомление о выкупе 🤝

Прежде чем начать работу с Wildberries, необходимо определиться с моделью сотрудничества. Существует два основных варианта:

1. Работа по договору поставки: Этот вариант подходит для крупных и средних поставщиков, которые планируют регулярные поставки больших партий товара. Договор поставки четко регламентирует права и обязанности сторон, сроки поставок, условия оплаты и другие важные аспекты сотрудничества.
2. Работа по уведомлению о выкупе: Эта модель подходит для небольших поставщиков и самозанятых, которые только начинают работать с Wildberries или поставляют товары небольшими партиями. В этом случае Wildberries выступает в роли агента, а не покупателя, и приобретает товар только после того, как он будет продан конечному потребителю.

Чтобы узнать, какая модель сотрудничества вам подходит, необходимо связаться с менеджером Wildberries или изучить информацию в личном кабинете поставщика. Там же вы найдете образцы договоров и уведомлений о выкупе.

Подключение к электронному документообороту (ЭДО) 💻

Wildberries активно использует электронный документооборот (ЭДО), что значительно упрощает и ускоряет процесс обмена документами. Для подключения к ЭДО вам потребуется:

1. Выбрать оператора ЭДО: Wildberries работает с несколькими операторами ЭДО, например, «Тензор», «Контур.Диадок», «СБИС» и другими. Выберите оператора, который вам больше всего подходит по условиям и стоимости обслуживания.
2. Оставить заявку на подключение: Свяжитесь с выбранным оператором ЭДО и оставьте заявку на подключение. Вам потребуется предоставить информацию о вашей компании и подписать договор на оказание услуг ЭДО.
3. Приобрести лицензию: Для работы с ЭДО вам потребуется приобрести лицензию у выбранного оператора. Стоимость лицензии зависит от выбранного тарифа и количества пользователей.

Обмен документами с Wildberries: пошаговая инструкция 📑

После подключения к ЭДО вы сможете обмениваться с Wildberries следующими документами:

• Договоры: Договор поставки, договор оферты, дополнительные соглашения к договору и другие документы, регламентирующие ваше сотрудничество.
• Накладные: Товарные накладные (ТОРГ-12), универсальные передаточные документы (УПД), акты приема-передачи и другие документы, подтверждающие факт поставки товара.
• Счета-фактуры: Документы, подтверждающие стоимость поставленного товара и сумму НДС.
• Акты сверки: Документы, позволяющие проверить состояние взаимных расчетов между вами и Wildberries.
• Другие документы: Претензии, акты выполненных работ, письма и другие документы, связанные с вашим сотрудничеством.

Процесс обмена документами через ЭДО достаточно прост и интуитивно понятен:

1. Создание документа: Создайте необходимый документ в вашем учетной системе или в веб-интерфейсе оператора ЭДО.
2. Подписание документа: Подпишите документ электронной подписью (ЭП). ЭП является аналогом собственноручной подписи и имеет такую же юридическую силу.
3. Отправка документа: Отправьте подписанный документ Wildberries через систему ЭДО.
4. Получение подтверждения: После того как Wildberries получит и обработает ваш документ, вы получите уведомление в системе ЭДО.

Дополнительные возможности ЭДО 🔌

Помимо обмена документами, ЭДО предоставляет и другие полезные возможности:

• Автоматизация документооборота: ЭДО позволяет автоматизировать многие рутинные операции, связанные с документооборотом, например, создание и отправку документов, контроль их статуса, хранение архивов и т.д.
• Сокращение затрат: ЭДО помогает снизить затраты на бумагу, печать, доставку и хранение документов.
• Повышение безопасности: ЭДО обеспечивает высокий уровень безопасности и защиты документов от несанкционированного доступа.
• Ускорение бизнес-процессов: ЭДО позволяет значительно ускорить бизнес-процессы, связанные с документооборотом.

Возврат товара на Wildberries ↩️

В случае, если возникла необходимость вернуть товар на Wildberries, например, из-за брака или ошибки в заказе, необходимо следовать следующей инструкции:

1. Оформление возврата: В личном кабинете поставщика Wildberries необходимо оформить заявку на возврат товара. В заявке необходимо указать причину возврата, количество товара и другую необходимую информацию.
2. Согласование возврата: После оформления заявки с вами свяжется менеджер Wildberries для уточнения деталей и согласования условий возврата.
3. Отгрузка товара: После согласования возврата вам необходимо будет отгрузить товар на склад Wildberries.
4. Получение денежных средств: После того как товар будет доставлен на склад Wildberries и пройдет проверку, вам будут возвращены денежные средства за товар.

Формирование УПД для Wildberries 📄

Универсальный передаточный документ (УПД) является обязательным документом при работе с Wildberries. Он сочетает в себе функции счета-фактуры и товарной накладной. Для формирования УПД для Wildberries вы можете воспользоваться следующими способами:

1. Формирование УПД в учетной системе: Большинство современных учетных систем имеют функционал для формирования УПД.
2. Формирование УПД в сервисе ЭДО: Многие операторы ЭДО также предоставляют возможность формирования УПД в своих системах.
3. Формирование УПД с помощью специализированных сервисов: Существуют специализированные онлайн-сервисы, которые позволяют формировать УПД бесплатно или за небольшую плату.

Передача УПД Wildberries через «Честный знак» ☑️

«Честный знак» — это государственная система мониторинга товаров, которая позволяет отслеживать движение товаров от производителя до конечного потребителя. Wildberries является участником системы «Честный знак», поэтому при поставке товара необходимо передавать УПД через эту систему. Для этого необходимо:

1. Зарегистрироваться в системе «Честный знак».
2. Описать товар в системе «Честный знак» и получить коды маркировки.
3. Нанести коды маркировки на товар.
4. Указать коды маркировки в УПД.
5. Отправить УПД Wildberries через систему «Честный знак».

Необходимые документы для работы с Wildberries 📑

Для того чтобы начать работать с Wildberries, вам необходимо предоставить следующие документы:

1. Свидетельство о государственной регистрации ИП или ООО.
2. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНГН).
3. Письмо из Росстата с кодами статистики.
4. Разрешительные документы на товар (сертификаты соответствия, декларации о соответствии, санитарно-эпидемиологические заключения и т.д.).
5. Паспорт ИП или генерального директора ООО.
6. Прайс-лист на товар.
7. Анкета поставщика.

Работа с карточками товара на Wildberries 🛍️

Карточка товара — это один из важнейших элементов продаж на Wildberries. От качества карточки товара зависит, насколько хорошо он будет продаваться. Wildberries предоставляет поставщикам возможность создавать карточки товаров самостоятельно или копировать карточки конкурентов.

Копирование карточек товаров

Wildberries позволяет копировать информацию с карточек товаров конкурентов. Для этого необходимо знать артикул товара, карточку которого вы хотите скопировать. После указания артикула Wildberries автоматически подгрузит всю информацию о товаре в форму для создания новой карточки товара.

Важно! При копировании карточек товаров конкурентов необходимо убедиться, что вы не нарушаете авторские права на тексты, фотографии и другие материалы.

Раздел «Документы» в личном кабинете Wildberries 📁

В личном кабинете поставщика Wildberries есть раздел «Документы», в котором хранятся все документы, связанные с вашим сотрудничеством. В этом разделе вы можете:

• Просматривать документы.
• Скачивать документы.
• Отправлять документы в Wildberries.
• Проверять статус документов.

Чтобы найти необходимый документ, воспользуйтесь поиском или фильтрами.

Получение закрывающих документов от Wildberries 🔒

Закрывающие документы — это документы, которые подтверждают факт выполнения обязательств по договору. К закрывающим документам относятся:

• Акты выполненных работ (акты об оказании услуг).
• Счета-фактуры.
• Накладные.

Для того чтобы получить закрывающие документы от Wildberries, необходимо:

1. Убедиться, что все обязательства по договору выполнены.
2. Сверить взаимные расчеты с Wildberries.
3. Обратиться к менеджеру Wildberries с просьбой о предоставлении закрывающих документов.

Советы по работе с документами Wildberries 💡

• Внимательно изучайте все документы, прежде чем их подписать.
• Храните все документы, связанные с вашим сотрудничеством с Wildberries.
• Регулярно проверяйте статус ваших документов в личном кабинете Wildberries.
• При возникновении вопросов обращайтесь в службу поддержки Wildberries.

Выводы 🏁

Грамотная работа с документами — это важная составляющая успешного сотрудничества с Wildberries. Сле